Cet article décrit une démarche d'amélioration d'une petite application mise en place, dés 2005, dans le cadre d'un Programme Local de l’Habitat intercommunal pour aider aux différentes phases d'instruction des subventions aux opérations de logement locatif social ainsi qu'aux opérations financées par l'Agence Nationale de l’Habitat. L’agglomération apporte également sa garantie d’emprunt en complément des
subventions.
Cet outil baptisé "Gestion PLH" a été développé sous Microsoft Access. Le terme
« développé » est ici appliqué à la définition et l’organisation des
données, à une interface sommaire de saisie des données, et à différents
traitements sous forme de requêtes et d’états pour utiliser ces données.
Gestion PLH permet d'instruire et suivre les projets : de l’extraction des données pour la réalisation des bilans annuels en passant par une série de publipostages pour gérer toutes les étapes administratives du dossier : délibérations, courriers de notification, attestations de paiement.
Gestion PLH permet d'instruire et suivre les projets : de l’extraction des données pour la réalisation des bilans annuels en passant par une série de publipostages pour gérer toutes les étapes administratives du dossier : délibérations, courriers de notification, attestations de paiement.
Les attendus initiaux de la démarche
L’enjeu était d’alléger la charge
de travail de maintenance assurée en interne par une seule personne.
Cette démarche devait également apporter des améliorations permettant de sécuriser et fiabiliser les données tout en gagnant en ergonomie.
Cette démarche devait également apporter des améliorations permettant de sécuriser et fiabiliser les données tout en gagnant en ergonomie.
Deux options ont été
étudiées :
1. Le remplacement par un logiciel mais l’offre
logiciel s'avère finalement très réduite. 3 alternatives ont été étudiées :
deux outils parfaitement adaptés du point de vue métier mais basé, pour l'un, sur des
technologies plutôt obsolètes et déployé, pour l'autre, seulement sur 2 sites. Un 3ème outil aurait pu aussi convenir mais demandait des adaptations relativement importantes. Dans tous les cas la reprise des
données n’était pas assurée et le coût était extrêmement élevé : près de
60 000 euros pour 4 utilisateurs et sans compter les abonnements annuels.
2. La deuxième option, finalement retenue, consistait en une amélioration de l’outil existant. Pour s’assurer en préalable de la qualité de l’application existante, un audit a été commandé. Audit qui a facilité le travail de rédaction d’un cahier des charges
pour consulter ensuite les entreprises.
Le modèle de données existant est très simple et centré sur une table « projet » qui comporte toutes les informations des dossiers sans historique. Malgré sa simplicité, ce modèle de donnée s’avère robuste et répond bien aux besoins. La base comprend près de 800 dossiers.
 |
| Nombre de dossiers par type |
Les améliorations apportées
La prestation
a permis d’apporter des améliorations techniques en basculant les données dans
une base sql facilitant les accès multi-utilisateurs et renforçant la sécurité des
données.
La solution finale permet réellement de
conserver les fonctionnalités existantes et elle a parfaitement intégré tout l'historique.- Les données existantes ont été entièrement reprises tout en normalisant les noms de tables et de champs, en rajoutant des index et des règles d’intégrité.
- L’interface finale sous forme d’appli web offre une ergonomie sensiblement améliorée et une fluidité et rapidité très appréciables.
- Le formulaire de saisie initial, dans access, a été réparti dans différents onglets facilitant les saisies tout en restant logique en matière de déroulement des dossiers.
- La table d’origine a également été fractionnée afin de faciliter certains développements ultérieurs comme historisation des plans de financement.
- La solution choisie permet en outre d’administrer les données : c’est en quelque sorte un « CMS », non pas de blog mais de base de données, avec un module qui permet de faire des requêtes et d’éditer des rapports. Elle se présente comme un générateur de base de données et d’applications web.
- La solution permet de définir des profils utilisateurs de manière très détaillée ce qui permet de simplifier les interfaces pour les instructeurs de dossiers.
- Le développement en mode web permet d’imaginer aisément une interface avec notre application de webmapping, au travers d’une API.
- L’utilisation d’une solution existante nous permettra par ailleurs de bénéficier des développements ultérieurs comme ceux attendus concernant les contraintes RGPD.
Pour l'instant les tests ont relevé qu'il reste des corrections à opérer dans le module de calcul des subventions prévisionnelles. L'interface est claire et la saisie est facile.
Dés ce début d'année 2020 toutes les saisies basculent sur ce nouveau module.
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