Dans mon service, nous nous sommes adaptés rapidement à notre solution pro et officielle de tchat, de partage de fichiers et d'appels audio et vidéo. Notre stagiaire, arrivé début avril, s'est parfaitement inséré et acclimaté à ce fonctionnement à distance, alors même qu'il ne nous a jamais rencontrés.
Nos réunions durent jusqu'à 2 heures, comme avant.
On entend parfois des enfants rire derrière, poser des questions, ou le livreur qui passe... Et on dit des bétises aussi, comme en vrai !
A la fin, j'ai le sentiment qu'on a bien avancés et je ne suis pas particulièrement fatiguée. C'est même super efficace parce que chacun fait en quasi simultanée les petites tâches qu'on évoque au fil de la réunion : noter une tache terminée, rebasculer un mail, envoyer un document, caler un rendez-vous ...
Autre configuration : la réunion téléphonique. Une configuration où j'ai trouvé qu'il était difficile de suivre quand on ne connait pas tout le monde. Même si chacun se présente au départ, comment reconnaître qui est qui au téléphone ?
Un document support nous avait été envoyé au préalable mais là aussi comment savoir où on en est de la présentation ? A mon avis, le mode réunion téléphonique est vraiment pas assez interactif et peu adapté au delà de 3 ou 4 participants : pas moyen de suivre la présentation avec la personne qui parle, pas de possibilité de poser des questions avec un module de message, ...
Entre les deux j'ai assisté à une visio-conférence de type formation et présentation d'expériences : 5 interventions en 1h15, des présentations déroulées au pas de course. Dommage !
Donc :
- Soit on connait bien ses interlocuteurs et le nombre d'invités n'est pas trop important : avec de bons outils, la réunion à distance est "presque" aussi confortable qu'en vrai. Elle est tout à fait adaptée à la situation.
- Soit on est dans un cadre moins habituel et là, ces réunions à distance demandent énormément de concentration. Ce, d'autant plus, si les conditions techniques ne sont pas optimales comme le système de réunion téléphonique.
- Une réunion ça se prépare, ça on le sait ... mais on ne le fait pas toujours. Là, à distance, c'est encore plus important.
- Préparer, ce n'est pas simplement rédiger et composer un support, le fameux "powerpoint" et ses "slides". C'est d'abord, bien avoir en tête quels sont les objectifs de la réunion.
- Comme pour une réunion en présentiel, il faut bien comprendre quel est le rôle de chaque intervenant.
- L'animateur doit animer ! Il a même, dans ce contexte, un rôle encore plus important, pour bien expliquer où on en est du déroulement de la réunion, présenter les intervenants, reformuler les principaux messages ou noter les débats et questionnements.
- L'animateur doit recadrer, reformuler ou interpeller pour rendre vivantes et compréhensibles les différentes interventions. Il doit se soucier du rythme de la réunion, apporter des respirations si nécessaire.
- Si le débit le permet, avoir tout le monde en visio permet de mieux suivre les participants comme on le fait dans une réunion classique, repérer si tout le monde suite et réajuster le rythme de la réunion si nécessaire.
- Si la réunion est organisée en mode "groupe de travail", il faut éviter les présentations trop figées et conventionnelles, privilégier les éléments qui nourrissent le débat.
Des règles de bon sens que l'on oublie vite, tout seul derrière son ordinateur. J'en ai fait l'expérience la semaine dernière où je me suis laissée embarquer à faire deux choses en même temps. Je n'ai pas fait mon travail d'animation et j'en suis encore toute frustrée.
En plus, avec le télétravail pas de collègue sous la main dans le bureau d'à coté pour débriefer ...
Je retire de cette expérience de réunions "à distance" à haute dose deux remarques principales :
- Si les réunions à distance demandent plus de concentration et ne doivent pas durer éternellement, il ne faut pourtant pas les dérouler au pas de charge.
- Et, comme on se voit seulement au travers d'une petite fenêtre, il faut conserver du temps pour les réactions et les expressions personnelles. Il me semble, d'ailleurs, que dans cette nouvelle configuration on ne passe pas assez de temps aux simples échanges de courtoisie, à la présentation de chacun, et au tour de "table" final. On cherche peut-être un peu trop à être efficace.
Pour finir, gardons en tête qu'au delà de la crise sanitaire, ces dispositifs de réunion à distance peuvent grandement faciliter la participation aux réunions en supprimant les temps de déplacement et en facilitant le télétravail.
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